In 7 Schritten zum Vertriebsprozess

Ihr Vertriebsprozess ist wie eine Landkarte. Ohne ihn verirren Sie sich, tappen im Dunkeln oder kommen nicht weiter. Deshalb setzen viele Teams auf Vertriebssoftware, um jede Phase zu meistern – von der Suche nach potenziellen Kund:innen bis zum Geschäftsabschluss. Die besten Vertriebsprozesse optimieren Verkaufsgespräche und bieten zum richtigen Zeitpunkt den passenden Mehrwert. Und während der Gespräche mit potenziellen Kund:innen erfahren Sie mehr darüber, wie Sie deren Arbeit – und Leben – mit Ihren Lösungen erleichtern können.

Ein Vertriebsprozess besteht aus sieben Schritten, die Vertriebsmitarbeiter:innen von der Produkt- und Marktrecherche bis zur Vertragsunterzeichnung führen – und um die Beziehung auch noch lange nach dem Geschäftsabschluss zu pflegen.

Obwohl Vertriebsprozess und Vertriebsmethode häufig synonym verwendet werden, handelt es sich um zwei unterschiedliche Konzepte. Betrachten Sie den Vertriebsprozess als das „Was“ in der Sales-Gleichung – die notwendigen Schritte, um ein Geschäft abzuschließen. Eine Vertriebsmethode ist das „Wie“ – wie ein:e Vertriebsmitarbeiter:in jeden Schritt des Vertriebsprozesses ausführt. Wenn Sie das richtige „Was“ und „Wie“ zusammenbringen, erhöhen Sie Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Verkauf.

Mit einem schrittweisen Vertriebsprozess wissen Sie, wann und wie Sie ein Geschäft durch die einzelnen Phasen der Sales-Pipeline bewegen müssen. Deshalb haben Sie mit einem klar definierten Vertriebsprozess mehr Chancen auf einen Abschluss. Außerdem können Sie Ihren Verkaufszyklus durch einen Vertriebsprozess besser verstehen. Ein Verkaufszyklus ist die Zeit, die ein Geschäft vom Erstkontakt bis zum Abschluss benötigt. Je besser Ihr Vertriebsprozess ist, desto eher können Sie die Schwachstellen und Herausforderungen erkennen, die die Geschäfte in Ihrem Verkaufstrichter verlangsamen oder steigern – und auch die Gründe, warum Sie den Verkauf verloren haben, was oft wichtiger ist als zu wissen, warum er erfolgreich war. Ohne einen starken Vertriebsprozess ist die Kundenerfahrung gefährdet. Wenn Sie Ihr Produkt anpreisen, bevor der:die potenzielle Kund:in bereit für eine Lösung ist. Oder wenn Sie zu lange warten, weil Sie befürchten, zu offensiv zu sein. Es ist entscheidend zu verstehen, wie Kund:innen die Verkaufsreise erleben. Nur so können Sie einen Vertriebsprozess entwickeln und feinabstimmen.

Bevor wir die Phasen und Ausstiegskriterien eines Vertriebsprozesses ausarbeiten können, müssen wir ein wenig recherchieren. Die erfolgreichsten Vertriebsprozesse basieren auf durchdachter Planung und sorgfältiger Umsetzung. Erreichen Sie Ihre Ziele mit diesem siebenstufigen Prozess.

Kund:innen erwarten, dass Vertriebsmitarbeiter:innen das Produkt oder den Service sehr genau kennen. Am besten machen Sie sich mit Ihren Produkten vertraut, indem Sie sich Demos ansehen sowie Pressemitteilungen und Dokumentationen lesen. Befragen Sie Entwickler:innen und Produktmanager:innen zu Funktionen, Anwendungsfällen und eventuellen Einschränkungen. Notieren Sie sich die wichtigsten Funktionen und wie sie die Probleme der Kund:innen lösen.

Beispiel: Das Bauunternehmen HomesRUs startete 2020 mit dem einfachen Ziel, erschwingliche Häuser an junge Familien in den Vororten von Chicago zu verkaufen. Der Bau der Häuser dauert normalerweise drei Monate und ersten Schätzungen zufolge werden sie zwischen 200.000 und 500.000 Dollar kosten.

HomesRUs stellt die ehrgeizige junge Vertreterin Emily ein, um mit dem Verkauf zu beginnen. Doch leider gibt es keinen Vertriebsprozess und sie weiß nicht viel über das Unternehmen. Also entwickelt Emily einen siebenstufigen Vertriebsprozess, um ihre ersten Verkäufe zu erzielen. Sie trifft sich mit dem Bauleiter und dem CFO.

Dabei stellt sie konkrete Fragen dazu, wie die Häuser entworfen, welche Materialien beim Bau verwendet, wo die Häuser gebaut und wie die Anfangspreise festlegt werden. Sie erfährt, dass eines der wichtigsten Unterscheidungsmerkmale des Unternehmens seine in Amerika hergestellten Materialien sind.

Viele Unternehmen erstellen Buyer Personas, in der sie die demografischen und psychografischen Daten sowie die Kommunikationspräferenzen idealer potenzieller Kund:innen darstellen. Gehen Sie hier besonders sorgfältig vor und denken Sie genau darüber nach, wie Ihr Produkt die Pain Points der potenziellen Kund:innen anspricht.

Wenn Sie keinen Zugang zu einer Buyer Persona haben, recherchieren Sie Ihren Zielmarkt gründlich. Das sind die wichtigsten Fragen, die Sie dabei beachten sollten:

• Welche Käuferdaten habe ich bereits, mit denen ich den:die Interessent:in skizzieren kann, der:die ideal passt?
• Welchen einzigartigen Bedarf deckt mein Produkt oder mein Service und wer hat diese Bedürfnisse?
• Wodurch zeichnen sich die potenziellen Kund:innen meiner Wettbewerber:innen aus?
• Wo leben meine potenziellen Kund:innen und wie interagieren sie mit Unternehmen wie meinem?

Es gibt viele Vertriebstools, mit denen Sie diese Informationen erfassen können. Doch am besten sammeln Sie zuerst Erkenntnisse aus dem CRM Ihres Unternehmens. Mit einer integrierten Sales-Analyse erhalten Sie grundlegende demografische Daten über die Käufer:innen und können sehen, woher frühere Verkäufe stammen. Sie können auch Informationen über Kaufgewohnheiten, die durchschnittliche Kaufhäufigkeit, die beliebtesten Produkte und den durchschnittlichen Umsatz pro Verkauf sammeln.

Um Ihre Recherche abzurunden, nutzen Sie ein generatives KI-Tool. So erfahren Sie mehr über die Marketing-, Preis-, Service- und Vertriebstaktiken Ihrer Wettbewerber:innen.

Beispiel: Mit einem besseren Verständnis von HomesRUs und seinem Produkt erstellt Emily ein Profil von einem:einer idealen potenziellen Kund:in, das beispielsweise demografische Daten und das Einkommen umfasst. Sie kontaktiert auch einige lokale Immobilienmakler:innen, um zu erfahren, was deren Kund:innen bei einem neuen Zuhause suchen, welche Herausforderungen sie haben und welche Stadtteile im Trend liegen.

Beim Prospecting geht es darum, Einzelpersonen oder Unternehmen zu finden, die wahrscheinlich an einem Kauf interessiert sind.

Bitten Sie zunächst Kolleg:innen oder Branchenkontakte um Empfehlungen. Schauen Sie sich auf Online-Portalen und in Online-Communitys nach potenziellen Kund:innen um. Suchen Sie auf allgemeinen Engagement-Plattformen wie LinkedIn nach produkt- oder branchenspezifischen Schlagwörtern und wechseln Sie dann zu vertrauenswürdigen Nischen-Websites, die potenzielle Kund:innen häufig für die Produktrecherche nutzen.

Durchsuchen Sie Google mit Schlüsselwörtern, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Und achten Sie auf Websites, wo potenzielle Kund:innen beispielsweise in Foren kommentieren. Nutzen Sie CRM- und Sales-KI-Tools, um die Akquise zu optimieren. Sobald Sie potenzielle Kund:innen identifiziert haben, suchen Sie sie auf LinkedIn oder ZoomInfo und sammeln Sie alle verfügbaren Kontaktdaten.

Sie können Ihre Bemühungen durch Inbound-Kampagnen zur Leadgenerierung ergänzen. Während die traditionelle Akquise nach außen gerichtet ist, ziehen Kampagnen zur Leadgenerierung interessierte Kontakte über Display-, bezahlte Such- und Social-Media-Anzeigen in Ihre Pipeline. Entwickeln Sie diese Kampagnen gemeinsam mit Ihren Marketingteams – und richten Sie sich an Zielgruppen, die Ihrer Buyer Persona entsprechen.

Beispiel: Emily kennt die Foren, die ihre Zielkund:innen nutzen. Also tritt sie einigen lokalen Immobilien-Communitys, immobilienbezogenen Reddit-Threads und LinkedIn-Gruppen bei. Außerdem plant sie ein paar Immobilienevents zum Kennenlernen, von denen sie weiß, dass ihre idealen Kund:innen dort gern einkaufen.

Nicht alle potenziellen Kund:innen sind gleich. Vor einem Pitch müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Produkt gut zu den von Ihnen identifizierten potenziellen Kund:innen passt. Hier kommt das Qualifizierungsgespräch ins Spiel.

Dabei werden grundlegende Informationen zu den Bedürfnissen, zum Budget, zum zeitlichen Rahmen des Kaufs und zu den Entscheidungsträger:innen erfasst, um herauszufinden, welche potenziellen Kund:innen am ehesten zu einem Kauf bereit sind. Während des Gesprächs sollten Sie sich auf folgende wichtige Fragen konzentrieren:

• Was benötigt der:die potenzielle Kund:in und bietet Ihr Produkt die richtige Lösung?
• Beabsichtigen sie, bald ein Produkt zu kaufen? Wenn ja, wann?
• Wie viel müssen sie für Ihr Produkt ausgeben?
• Wer ist befugt, den Kauf zu tätigen, und haben Sie die Kontaktinformationen?

Sobald Sie einen:eine potenziellen Kund:in in einem ersten Gespräch qualifiziert haben, führen Sie einen Discovery-Anruf durch. Vereinbaren Sie dazu ein weiteres Treffen, um besser zu verstehen, was Ihr:e Käufer:in braucht – und wie Sie dieses Bedürfnis erfüllen können. Eine Gallup-Umfrage hat ergeben, dass 70 % der Kaufentscheidungen auf Emotionen beruhen . Wenn Sie also die Leidenschaft potenzieller Kund:innen ansprechen, können Sie das Geschäft abschließen.

Solche Fragen können Sie stellen:

• Welche Herausforderungen oder Probleme haben Sie derzeit?
• Wie haben diese Probleme Ihren Arbeitsalltag oder Ihr Leben beeinflusst?
• Was hindert Sie daran, langfristige Lösungen zu finden?
• Was hat in der Vergangenheit nicht funktioniert?
• Wie würde eine ideale Lösung aussehen?

Die Unterhaltung sollte sich frei und natürlich anfühlen. Sobald Sie Antworten auf diese Fragen haben, können Sie Produkte oder Services identifizieren, die die Probleme Ihrer Kund:innen lösen. Und wenn potenzielle Kund:innen kein Problem nennen, das Sie mit Ihrem Produkt lösen können, entfernen Sie sie von Ihrer Liste.

Beispiel: Emily hat nun einige potenzielle Kund:innen. Also ruft sie sie an und fragt, wonach sie suchen und wie sie ihnen helfen kann. Emily stellt fest, dass einige von ihnen deutlich günstigere Häuser als das typische HomesRUs-Modell suchen – und streicht sie von ihrer Interessentenliste.

Es ist endlich an der Zeit, ein Verkaufsgespräch zu vereinbaren und Ihr Angebot zu präsentieren. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihr Produkt als die ideale Lösung für die Probleme potenzieller Kund:innen zu positionieren. Passen Sie Ihr Angebot an die Person an und sprechen Sie über Lösungen – nicht über Produktmerkmale. Durch diesen individuellen Ansatz fühlt sich der:die Interessent:in wertgeschätzt und nicht nur als Teil eines Geschäfts.

Schreiben Sie mögliche Einwände auf und erarbeiten Sie passende Antworten vor Ihrer Präsentation. Achten Sie darauf, dass Sie nicht in den Verteidigungsmodus übergehen, wenn Sie Einwände hören. Fragen Sie nach zusätzlichen Details und Hintergründen, um sicherzustellen, dass Sie das Problem wirklich verstehen. Wenn Sie eine Beratung benötigen, können KI-gestützte Coaching-Tools Ihre Gespräche analysieren und Ihnen in Echtzeit Feedback oder Ratschläge geben.

Gleich nach Ihrer Präsentation schlagen Sie einen Zeitplan für die nächsten Schritte vor. Dazu gehören auch eventuelle Follow-up-Anrufe und eine vorgeschlagene Frist für den Abschluss des Verkaufs.

Beispiel: Für ihre am besten geeigneten Interessent:innen bietet Emily ein persönliches Treffen an, um eines der Musterhäuser zu besichtigen und über Merkmale, Preis, Verfügbarkeit und Zeitplan zu sprechen. Um das Haus noch verlockender zu machen, setzt sie es mit frisch gebackenen Keksen in Szene (natürlich mit Schokoladenstückchen). Nach mehreren erfolgreichen Besichtigungsterminen ist nur ein:e Interessent:in bereit, sofort weiterzumachen. Die anderen haben Bedenken wegen des Preises und bitten um mehr Zeit, um darüber nachzudenken.

Kontaktieren Sie potenzielle Kund:innen unmittelbar nach dem Call, fassen Sie Ihr Gespräch zusammen und wiederholen Sie die nächsten Schritte. Falls zusätzliche Informationen angefordert wurden, senden Sie diese zusammen mit Ihrer Follow-up-Nachricht.

Während Sie das Verkaufsgespräch fortsetzen, kann der:die potenzielle Kund:in einen Einwand erheben. Hören Sie sich die Bedenken an und lenken Sie das Gespräch vom Problem weg auf eine Lösung hin. Wenn Sie Beispiele benötigen, sehen Sie sich unsere Vorlage für den Umgang mit Einwänden an.

Sie haben die Beziehung aufgebaut, Ihr Angebot unterbreitet und Bedenken ausgeräumt – nun sollten Sie das Geschäft abschließen. KI-Tools für Guided Selling können Schritt-für-Schritt-Verkaufspläne bereitstellen, mit denen Verkäufer:innen ihre Geschäfte erfolgreich abschließen können. Wenn beispielsweise ein:e Vertriebsmitarbeiter:in bei einem Geschäft nicht weiterkommt, kann die KI das Problem auf die Preisgestaltung eingrenzen. In einem Abschlussplan würde sie dann ein ermäßigtes Angebot empfehlen, das die Konkurrenz aussticht.

Auf dem Weg zum Abschluss ermutigen Sie potenzielle Kund:innen, eine Kaufentscheidung bis zu dem im Verkaufsgespräch festgelegten Datum zu treffen. Um den Vorgang zu beschleunigen, können Sie einen elektronisch signierbaren PDF-Vertrag anhängen.

Beispiel: Einen Tag nach ihren Hausführungen informiert Emily alle am besten geeigneten Interessent:innen über die nächsten Schritte – einschließlich Hausbesichtigung und Kreditantrag. Den Unentschlossenen teilt sie mit, dass sie sich in einigen Monaten erneut melden wird, um zu erfahren, wie sie zu einem Kauf stehen.

Zum Glück für Emily stimmt ihr:e vielversprechendste:r Interessent:in dem Kauf zu. Sie vereinbart einen Termin für die Hausinspektion und unterstützt bei allen Formalitäten. Als Dankeschön schickt sie dem:der Käufer:in einen Geschenkkorb mit Leckereien für das neue Zuhause.

Wenn alles gut läuft, gewinnen Sie neue Kund:innen. Glückwunsch! Aber der Vertriebsprozess ist noch nicht vorbei. Zufriedene Kund:innen sind häufig offen für Cross-Selling und Upselling.

Vergewissern Sie sich ein paar Tage nach dem Kauf, dass der:die Kund:in zufrieden ist. Einige Wochen nach dem Verkauf sollten Sie sich erkundigen, ob er:sie noch Fragen hat. Und ein paar Monate danach bekräftigen Sie die Kundenzufriedenheit – und bitten um eine Weiterempfehlung.

Bei jedem dieser Kontakte bieten sich Upselling-Chancen. Denn wenn Ihre Kund:innen mit ihrer ersten Kauferfahrung bei Ihnen zufrieden sind, werden sie Sie als Erstes für einen erneuten Kauf kontaktieren.

Beispiel: Emily meldet sich ein paar Wochen nach dem Verkauf per E-Mail bei den neuen Hausbesitzer:innen. Sie vergewissert sich, dass das Haus ihren Erwartungen entspricht und es keine Probleme mit dem Design oder der Konstruktion gibt. Emily bestätigt auch, dass alle letzten Schritte des Verkaufs – Kreditunterlagen und so weiter – problemlos abgeschlossen wurden. Und als sie hört, wie glücklich ihre Kund:innen sind, bittet sie sie um eine Weiterempfehlung – mit einem Anreiz von 1.000 Dollar für alle neuen Käufer:innen, die sie zu HomesRUs bringen.

Fehler können den Vertriebsprozess stören. Das sind häufige Fehler – und Tipps, sie zu vermeiden:

Recherche ist der Schlüssel zum Erfolg im Vertrieb. Wenn Sie Ihr Produkt oder Ihren Service gut kennen, können Sie selbstbewusst darüber sprechen, was Sie verkaufen und welche Probleme Sie damit lösen. Wenn sie hingegen schlecht oder gar nicht vorbereitet sind, verlieren potenzielle Kund:innen das Vertrauen in Sie, Ihr Produkt und Ihr Unternehmen.

Nehmen Sie sich vor dem ersten Verkaufsgespräch genug Zeit, um zu verstehen, was Sie verkaufen und wer Ihre Zielgruppe ist. So vermeiden Sie nicht nur peinliche Fehler, sondern können auch auf individuelle Probleme eingehen und Leistungsversprechen betonen, wenn Sie mit potenziellen Kund:innen kommunizieren.

Viele Vertriebsmitarbeiter:innen glauben, dass ein Qualifizierungsgespräch ausreicht, um die vielversprechendsten potenziellen Kund:innen zu ermitteln. In den meisten Fällen zeichnet der Anruf jedoch kein angemessenes Bild von den Bedürfnissen potenzieller Kund:innen. Nutzen Sie einen separaten Anruf, um die Probleme Ihrer potenziellen Kund:innen zu erfassen und ihnen aufmerksam zuzuhören – und dann eine Lösung anzubieten.

Wenn Sie hingegen vor dem Verkaufsgespräch prüfen, ob Ihr Produkt den Anforderungen und Wünschen Ihrer potenziellen Kund:innen entspricht, ist ein Geschäftsabschluss sehr viel wahrscheinlicher. Viele Vertriebsmitarbeiter:innen sind so auf ihre Abschlussquoten und Provisionen fixiert, dass sie die Lead-Qualifizierung und die Bedarfsanalyse einfach überspringen und gleich mit dem Verkaufsgespräch starten. Das führt schnell in eine Sackgasse, denn ungeprüfte Gesprächspartner:innen haben oft kein Interesse, ein zu geringes Budget oder sind gar nicht befugt, Kaufentscheidungen zu treffen.

Üblicherweise preisen Vertriebsmitarbeiter:innen die Merkmale ihrer Produkte oder Services an. Das Problem ist, dass potenzielle Kund:innen nicht nach Funktionen suchen, sondern nach Lösungen. Konzentrieren Sie sich darauf, wie Ihr Produkt oder Ihr Service Ihren Kund:innen nützt – und lassen Sie den Schnickschnack beiseite.

Wenn sich Vertriebsmitarbeiter:innen voll auf den Geschäftsabschluss fokussieren, können sie aufdringlich wirken. Niemand möchte unter Druck eine Kaufentscheidung treffen. Behandeln Sie potenzielle Kund:innen nicht wie sichere künftige Kund:innen. Betrachten Sie sie als Freund:innen. Seien Sie empathisch und hören Sie sich ihre Probleme an. So schaffen Sie Vertrauen und Loyalität und erleichtern die Kaufentscheidung.

Ständiges Reden gilt oft als Fehler Nr. 1 von Verkäufer:innen. Das verunsichert potenzielle Kund:innen und lässt vielversprechende Geschäfte platzen. Tatsächlich haben Studien gezeigt, dass es sich negativ auswirkt, wenn Sie bei Verkaufsgesprächen mehr reden als zuhören. Es gibt keine goldene Regel, aber viele Expert:innen empfehlen ein Verhältnis von 60/40 zugunsten des Zuhörens. Auf diese Weise schenken Sie den potenziellen Kund:innen die nötige Aufmerksamkeit und haben dennoch genug Zeit, um ihnen die Vorteile Ihres Produkts zu vermitteln.

Es gibt zahlreiche potenzielle Einwände gegen einen Kauf: Kosten, schlechter Zeitpunkt, kein Bedarf und fehlende Produktfunktionen. Auch wenn die Proteste unterschiedlich ausfallen können, sind sie oft leicht vorherzusehen. Am besten ermitteln Sie vor dem Verkaufsgespräch die wahrscheinlichsten Einwände.

Im Zeitalter des virtuellen Verkaufs und der ständigen Erreichbarkeit fällt es vielen Vertriebsmitarbeiter:innen schwer, ihre Gespräche kurz genug zu halten, um die Aufmerksamkeit der Kund:innen zu bewahren. Das führt zu einem geringen Engagement. Um das Interesse Ihrer Kund:innen aufrechtzuerhalten, sollten Sie die Gesprächsdauer auf 30 Minuten begrenzen. Dadurch müssen Sie sich auf die wirklich wichtigen Informationen konzentrieren und schweifen nicht zu sehr ab.

Vertriebsmitarbeiter:innen senden Follow-up-E-Mails oft erst mehrere Tage nach einem Vertriebsgespräch. In dieser Zeit ist das mit dem Produkt erweckte Interesse häufig schon wieder abgeebbt, wodurch ein erfolgreicher Abschluss des Geschäfts in weite Ferne rückt. Um dies zu vermeiden, senden Sie Follow-up-Nachrichten direkt im Anschluss an das Vertriebsgespräch.

Einen Vertriebsprozess aufzubauen ist keine einmalige Sache. Überprüfen Sie Ihren Vertriebsprozess alle sechs Monate, um Engpässe, Ineffizienzen oder veraltete Vorgaben zu vermeiden. Die Hauptverantwortung liegt bei Sales-Manager:innen oder Vertriebsleiter:innen. Doch auch die Vertriebsmitarbeiter:innen sollten ihr Feedback zu wichtigen Kennzahlen, Zielgruppenprofilen, ihrem Tech Stack und möglichen Prozessengpässen geben.

So können Sie starten:

Mehrere Schritte im Vertriebsprozess sind mit Leistungskennzahlen verknüpft. So bleiben die Geschäfte im Fluss und Sie können Ihre Vertriebsziele erreichen. Am häufigsten verfolgt werden die Anzahl der potenziellen Kund:innen, die in einem bestimmten Zeitraum zur Sales-Pipeline der Vertriebsmitarbeiter:innen hinzugefügt wurden, die Anzahl der geführten Verkaufsgespräche, die Anzahl der abgeschlossenen Geschäfte und, in geringerem Maße, die Anzahl der Upsells und Cross-Sells.

Ermitteln Sie bei Ihrer halbjährlichen Überprüfung, wie Ihre Leistung gegenüber den Zielkennzahlen abschneidet. Wenn Sie in bestimmten Bereichen hinterherhinken, sollten Sie sich die Kommunikation und die Prozesse dort genauer ansehen. Ermitteln Sie Verbesserungspotenziale, indem Sie folgende Fragen stellen:

• Sind meine Produktbotschaften veraltet oder ungenau?
• Wirkt meine Kontaktaufnahme unangemessen?
• Brauche ich zu lange, um Aufgaben zu erledigen?
• Welche möglichen Hürden hindern mich daran, die Aufgaben in diesem Schritt zu erledigen?

Teilen Sie potenzielle Verbesserungsbereiche Ihrem:Ihrer Manager:in oder Vertriebsleiter:in mit, um sie überprüfen zu lassen. Erstellen Sie einen Plan, wie Sie Ihren Vertriebsprozess aktualisieren können, um Problembereiche anzugehen, und legen Sie die nächsten Schritte und Maßnahmen eindeutig fest. Erledigen Sie diese Aufgaben ein bis zwei Wochen nach Ihrer Überprüfung.

Ihre idealen potenziellen Kund:innen werden sich wahrscheinlich ändern, wenn sich der Markt und Ihre Produkte verändern. Rufen Sie die Buyer Persona auf, die Sie zuvor erstellt haben, und bewerten Sie, ob sie zu Ihren aktuellen Akquisitionsbemühungen passt. Überprüfen Sie die Fragen, die Sie bei der Erstellung Ihrer Buyer Persona verwendet haben:

• Welchen einzigartigen Bedarf deckt mein Produkt oder mein Service und wer hat diese Bedürfnisse?
• Welche Merkmale und Herausforderungen haben die von meinen Wettbewerber:innen anvisierten potenziellen Kund:innen?
• Wo leben meine potenziellen Kund:innen und wie interagieren sie mit Unternehmen wie meinem?

Wenn Ihre Antworten nicht mit der aktuellen Buyer Persona übereinstimmen, weisen Sie Ihr Vertriebsteam oder Ihren:Ihre Vertriebsleiter:in darauf hin und bitten Sie sie, Aktualisierungen in Betracht zu ziehen.

Fast zwei Drittel der Vertriebsmitarbeiter:innen geben an, von zu vielen Tools überfordert zu sein, so der „State of Sales“-Report . Dadurch verschwenden sie viel Zeit mit überflüssiger Dateneingabe, wodurch sich das Risiko für menschliche Fehler erhöht.

Um diese Fallstricke zu vermeiden, sollten Sie Ihre Vertriebstools überprüfen. Erfordern sie viel Dateneingabe, die Sie von wichtigen Verkaufsgesprächen abhält? Gibt es einige, die Sie für unnötig oder nicht hilfreich halten? Mit diesem praktischen Leitfaden können Sie eine umfassende Prüfung durchführen.

Es ist auch wichtig, die Namenskonventionen und die in Ihrer Technologie verwendete Sprache zu untersuchen. Wenn Systeme stückweise oder von verschiedenen Teams eingerichtet werden, kann es zu irritierenden sprachlichen Unterschieden kommen. Gibt es eine einheitliche Taxonomie für alle Mitarbeiter:innen und Pipelines für Phasen und Geschäftsdatensätze in Ihrem CRM oder variiert die Benennung je nach Teammitglied? Verwirren Sie Bezeichnungen, Tags oder Anweisungen?

Besprechen Sie alle Produktivitätshindernisse mit Ihrem:Ihrer Manager:in oder Vertriebsteam. Wenn möglich zeigen Sie anhand konkreter Beispiele, wie sich die Probleme negativ auf Ihren Umsatz auswirken.

Ein Vorteil der Überprüfung von Vertriebsprozessen besteht darin, Bereiche zu identifizieren, in denen Sie die Gesamteffizienz verbessern können. Analysieren Sie Ihren Prozess gründlich, um zu sehen, was Sie optimieren können. Vielleicht beeinträchtigen einige langjährige Maßnahmen die Leistung.

Schauen Sie sich zuerst die Zahlen an. Rufen Sie Ihr CRM-Analytics-Tool auf und überprüfen Sie drei wichtige Kennzahlen, die das Engagement potenzieller Kund:innen im gesamten Ablauf des Vertriebsprozesses messen: die durchschnittliche Zeit in jeder Phase, die durchschnittliche Anzahl der potenziellen Kund:innen in einer Phase zur gleichen Zeit und die Gesamtgewinnrate.

Fragen Sie sich zunächst: Wie sehen diese Kennzahlen verglichen mit den letzten sechs Monaten aus? Wenn die Leistung steigt, machen Sie Fortschritte hin zu mehr Effizienz. Wenn die Leistung nachlässt, suchen Sie nach der Ursache, indem Sie fragen:

• Haben Sie für alle Schritte des Vertriebsprozesses klare Ausstiegskriterien aufgestellt?
• Wo kommen potenzielle Kund:innen nicht weiter?
• Gibt es unnötige Schritte, je nachdem, wo der:die potenzielle Kund:in im Vertriebsprozess steht?
• Fehlt in Ihrem Vertriebsprozess ein entscheidender Schritt – beispielsweise die Identifizierung oder Qualifizierung?
• Benötigen Sie zusätzliche oder bessere Ressourcen, um jeden Schritt erfolgreich zu meistern?

Wenn Sie ein besseres Gespür für Problembereiche in Ihrem Vertriebsprozess haben, können Sie Ihren:Ihre Vertriebsleiter:in darauf aufmerksam machen. Untermauern Sie Ihre Schlussfolgerung wie immer mit Beweisen und empfehlen Sie mögliche Lösungen für die von Ihnen aufgedeckten Probleme.

Während sich die Vertriebsleiter:innen um die Pflege des Enablement-Programms kümmern, können die Vertriebsmitarbeiter:innen ihre Vorgesetzten jederzeit um zusätzliches oder aktualisiertes Enablement bitten – insbesondere nach der halbjährlichen Überprüfung des Vertriebsprozesses. Die Schulungsunterlagen sollten aktualisiert und dem gesamten Team übermittelt werden. Je aktueller Ihr Enablement ist, desto einfacher können Sie verkaufen und Ihre Umsatzziele erreichen.

Laut dem „State of Sales “-Report verbringen Vertriebsmitarbeiter:innen normalerweise nur ein Drittel ihrer Zeit mit dem Verkauf. In der restlichen Zeit verfassen sie Kostenvoranschläge und Angebote, geben Daten manuell ein und erledigen andere Verwaltungsaufgaben.

Vertriebsteams können diese Dynamik mit einer Software zur Vertriebsautomatisierung ändern.

Zusammen mit einem CRM kann eine solche Software zahlreiche zeitraubende Aufgaben automatisieren, sodass sich die Vertriebsmitarbeiter:innen auf ihre Stärken konzentrieren können: Beziehungen aufbauen und Geschäfte abschließen. Schauen wir uns an, wie Sie Ihren Vertriebsprozess automatisieren können:

1. Kostenvoranschläge und Angebote: Die Erstellung von Verkaufs- und Preisangeboten von Grund auf ist alles andere als ideal. Sie verschlingt wertvolle Zeit, die Sie besser für andere Leads verwenden könnten. Mit einer Software zur Vertriebsautomatisierung können Vertriebsteams mehrfach verwendbare, vorab genehmigte Vorlagen erstellen, die sich leicht anpassen lassen. Durch einen automatisierten Angebotsprozess sparen Ihre Mitarbeiter:innen viel Zeit und Ihre Kund:innen erleben weniger Überraschungen. Das führt zu weniger Bearbeitungsrunden und Feilschen und reduziert Fehler, die einer wachsenden Beziehung schaden können.
2. Pipeline-Management: Das ist ein weiterer Bereich, in dem die Automatisierung zu einer erheblichen Zeitersparnis und zu besseren Vertriebsergebnissen führen kann. Erinnern wir uns kurz an die Zeit, die Vertriebsmitarbeiter:innen typischerweise mit Anrufen verbringen: etwas mehr als 13 Stunden pro Woche. Alle Vertriebsmitarbeiter:innen wissen genau, wie frustrierend es ist, einen Lead zu bearbeiten, der sich als Sackgasse entpuppt. Das ist wertvolle Zeit, die für immer verloren ist. Mit Tools für das Vertriebsengagement können sich die Teams jedoch auf die richtigen Leads konzentrieren. KI-gestützte Erkenntnisse über Leads, die am ehesten zu einem Abschluss führen, und über die besten Vertriebsmitarbeiter:innen für diese Opportunities können viel Rätselraten ersparen und die Effizienz maximieren.
3. Dateneingabe: Vertriebsmitarbeiter:innen verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Kundendaten manuell zu erfassen – beispielsweise mit Gesprächsnotizen. Dabei geht es nicht nur um die Zeit, die sie mit dem Abtippen von Notizen verbringen. Durch einen solchen manuellen Vertriebsprozess verpassen die Vertriebsmitarbeiter:innen wahrscheinlich wichtige Details, die zukünftige Gespräche mit Leads beeinflussen könnten. KI-Tools können auch Informationen aus E-Mails sammeln. Dank der Automatisierung dieser manuellen Aufgaben können die Vertriebsteams mehr Zeit in Interaktionen investieren, die ihnen helfen, ihre ambitionierten Ziele zu erreichen. Außerdem arbeiten sie mit den besten Informationen, was die Chancen erhöht, mehr Kund:innen zu gewinnen.
4. Schulung und andere Managementaufgaben: Von der Vertriebsautomatisierung profitieren nicht nur die Vertriebsmitarbeiter:innen, die telefonieren. Auch Manager:innen können die Automatisierung nutzen – und beispielsweise Ihre Führungsqualitäten verbessern. Denken Sie nur daran, wie viele Stunden die Vertriebsleiter:innen wöchentlich damit verbringen, Verkaufsgespräche zu Schulungszwecken abzuhören. Mit einer Call-Coaching-Software können Manager:innen schnell lehrreiche Momente aus durchsuchbaren Gesprächstranskripten extrahieren und diese Erkenntnisse mit ihren Mitarbeiter:innen teilen. Vertriebsleiter:innen können auch Software zur Vertriebsautomatisierung verwenden, um die Aufgaben des Gebietsmanagements zu beschleunigen. Früher war das ein mühsamer und zum Teil nerviger Prozess, doch mit einer Software zur Vertriebsautomatisierung lässt sich die Gebietszuordnung schneller und fairer erledigen.

Wer heutzutage keine CRM-Plattform verwendet, hat wahrscheinlich keinen starken Vertriebsprozess.

Ohne einen effektiven Vertriebsprozess können Sie Ihre Business-Chancen auf der Ebene einzelner Geschäftsabschlüsse nie wirklich verstehen – oder wissen, wie Sie sich auf Wachstum vorbereiten und es planen können. Eine robuste CRM-Plattform kann Ihnen helfen, eine Vorlage für einen Vertriebsprozess zu erstellen, der Ihnen mehr Geschäftsabschlüsse ermöglicht.

Im Idealfall lassen sich die sieben Schritte des Vertriebsprozesses einfach in Zellen – oder Phasen – im CRM einbauen. Sie können jede Phase frei benennen, sollten aber nicht davon abweichen, wenn Sie einmal angefangen haben. Definieren Sie in der CRM-Plattform die spezifischen Ausstiegskriterien, um von einer Phase zur nächsten zu gelangen. Es ist nie so linear, wie wir es uns vielleicht wünschen. Aber das Ziel ist es, Ihnen bei jedem Verkaufsgespräch einen klaren Ansatz zu bieten, damit Sie Ihre Chance genau verstehen. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Automatisierungssoftware für den Vertrieb jeden Schritt des Prozesses verfolgen und optimieren kann.

Achten Sie bei der Suche nach einer CRM-Plattform auf integrierte künstliche Intelligenz (KI). KI kann prädiktive Analysen, personalisierte Empfehlungen und automatisierte Workflows liefern. Durch maschinelles Lernen können Sie Verkaufschancen erkennen, Verkäufe prognostizieren und Marketingstrategien optimieren. Und wenn Sie Routineaufgaben automatisieren, können sich die Vertriebsmitarbeiter:innen auf das konzentrieren, was sie am meisten lieben – das Verkaufen.

Das Schöne an einem gut konzipierten CRM ist, dass es allen Beteiligten einen besseren Einblick in den aktuellen Stand des Unternehmens, seine nächsten Ziele und die langfristige Entwicklung gibt. Es liefert historische Daten und Referenzen, mit denen Sie ein umfassendes Bild von Ihrer Organisation erhalten. Ein gutes CRM kann die Umsatzmöglichkeiten eines Unternehmens effektiv nutzen und ausbauen. Und mit all den Add-ons, dem Upselling und Cross-Selling in Ihrem CRM ist es nicht nur ein Vertriebsprozess – es ist eine Umsatzmaschine.

Für den Geschäftsabschluss ist es wichtig, den Ablauf eines Vertriebsprozesses zu kennen – aber Sie sollten auch die Techniken für jeden einzelnen Schritt üben. Arbeiten Sie mit anderen Vertriebsmitarbeiter:innen zusammen, um Ihre Verkaufsgespräche und Follow-ups zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie sich dabei wohlfühlen. Notieren Sie sich bei jedem Verkauf die erfolgreichen Methoden – und auch die, die nicht funktionieren. Mit einem routinierten, strukturierten Vertriebsprozess können Sie künftige Geschäfte zuverlässig abschließen.